10 Langkah Otomatisasi kerja kantor dengan Digitalisasi

By | July 24, 2016

digitalisasiApabila berbicara mekanisme atau sistem tata kelola kerja di level kantor, baik dalam ruang lingkup kecil, sedang ataupun besar, maka Anda akan dihadapkan pada sebuah sistem kontrol terpusat yang seiring sejalan harus dibangun demi rapinya jutaan proses administrasi yang akan terjadi.  Sistem yang terdiri dari serentetan prosedur dan kebijakan yang menjadi alat objek otomatisasi mekanisme kantor, yang dijalankan dengan mode “Digitalisasi”.

Berikut ini adalah langkah-langkah otomatisasi yang dapat Anda lakukan beserta tim untuk mempermudah dan memperlancar jalannya mekanisme kerja kantor secara optimal dan terkontrol :

  1. Digitalisasi rekam data

Metode penulisan data administrasi yang pada tempo dahulu masih menggunakan tulis tangan (menggunakan buku dan pena), sekarang saatnya Anda sulap menjadi berbentuk digital, menggunakan perangkat komputer yang serba canggih. Proses rekam data menjadi awal dari proses-proses selanjutnya. Semakin tinggi spesifikasi komputer yang Anda gunakan, maka semakin banyak pekerjaan yang dapat diselesaikan

  1. Digitalisasi penyimpanan data / pengarsipan

Metode pembukuan atau pengarsipan data yang masih memusingkan Anda, sudah saatnya juga Anda ganti dengan mode digital yang lebih modern dan canggih. Mode digitalisasi dalam bentuk binary, menjadi metode paling efektif untuk menyimpan semua arsip Anda dengan rapi dan terstruktur, mudah dibawa kemana saja tanpa harus kerepotan membawa seabrek arsip fisik kantor, meskipun data fisik tetap harus ada untuk dokumentasi. Penyimpanan data dapat Anda lakukan menggunakan piranti seperti Harddisk Internal, USB Flashdisk, Harddisk Eksternal, ataupun keping Disk, dengan menjadi alat tersebut tetap baik, maka data Anda dapat terdokumentasi dengan aman

  1. Digitalisasi cetak data

Proses dokumentasi fisik menjadi proses berikutnya supaya mekanisme kebutuhan kantor dapat terlayani dengan baik. Proses pencetakan dokumen atau data pendukung lainnya menjadi sangat penting. Sudah saatnya Anda mengalih fungsikan mesin ketik dengan mesin cetak digital yang lebih modern, tetapi dengan tidak menghilangkannya sama sekali. Silakan mesin ketik lama masih Anda gunakan, akan lebih baik sebagian proses dokumentasi kantor menggunakan mesin yang lebih canggih dan modern, seperti mesin printer, mesin photo copy, mesin scan, dan lain macamnya

  1. Digitalisasi pengiriman / transfer data

Menjadi lebih cepat dan mudah untuk melayani kebutuhan dan permintaan data, baik dari dalam atau luar kantor. Anda tidak membutuhkan waktu yang lama untuk mengirimkan atau mendapatkan data penawaran , perjanjian, atau kesepatakan kerja sama dari kantor Anda kepada rekanan bisnis ataupun kepada konsumen.  Sehingga transaksi kerja sama dapat cepat terselesaikan

  1. Digitalisasi pemakaian data bersama / sharing data

Pemakaian data secara berjamaah juga menjadi metode efektif, sehingga kebutuhan akan suatu data dapat cepat terlayani tanpa harus menunggu lama. Dengan metode komputerisasi, maka pemakaian data bersama atau istilahnya “Sharing Data” dapat dengan mudah untuk dilakukan, menggunakan konsep jaringan sederhana, maka koneksi intranet atau local dapat terjadi. Nantinya diharapkan jarak ruangan yang berjauhan tidak lagi menjadi kendala untu saling bertukar data

  1. Digitalisasi proses jual beli

Di era kekinian, proses jual beli tidak selamanya harus dilakukan di pasar secara fisik, akan tetapi lebih condong menggunakan duna maya untuk melangsungkan akad atau kesepakatannya, sampai dengan selesai. Hal tersebut dianggap praktis, seseorang sambil beraktifitas dapat berbelanja dan melakukan konsep jual beli secara digital. Begitu juga dengan konsep yang Anda miliki, model tersebut dapat dilakukan, jika bisnis Anda berkaitan erat dengan transaksi jual beli atau toko Online

  1. Digitalisasi agenda meeting / rapat / pertemuan

Agenda pertemuan atau rapat sekarang dapat Anda lakukan tanpa harus datang ke tempat yang disepakati bersama, dengan konsep teleconference, maka jarak bukan lagi sebagai penghalang untuk tetap menjalankan dan mengontrol seluruh proses produksi kantor. Teleconference menghadikan kemudahan bertatap muka dan berbincang, dengan memaksimalkan layanan internet maka efek multimedia dan audio video digital dapat tersuguh apik untuk semua

  1. Digitalisasi absensi karyawan

Sistem absensi yang masih manual, sudah saatnya Anda ganti dengan mode digital. Dengan proses pencocokan sidik jari, analisa wajah, atau pemindaian retina mata menjadi pilihan ekstrim untuk dilakukan. Selain memudahkan proses bagian kepegawaian, backup dan akumulasi data dapat lebih mudah dan cepat dilakukan dibanding absen manual yang akan mempersulit proses rekap dan akumulasi data

  1. Digitalisasi pengaturan jam kerja

Pengaturan jam kerja efektif menjadi sangat penting untuk memaksimalkan kinerja karyawan. Penentuan hari kerja efektif, pengaturan jam masuk dan pulang kantor beserta waktu jam makan siang menjadi penting, maka Anda dapat membuat sebuah penanda otomatis kapan masing-masing waktu itu tiba secara bergantian, sehingga akan lebih mudah untuk dikenali dan kapan beban kerja masing-masing harus terselesaikan

  1. Digitalisasi proses penggajian karyawan

Perhitungan masa kerja, prestasi kerja, sampai dengan jenjang atau level karyawan menjadi aspek penentu besaran gaji dari masing-masing karyawan. Hal itu akan sangat merepotkan jika harus Anda lakukan secara manual, maka silakan rombak sistem Anda tersebut dengan konsep otomatisasi digital dengan mode komputerisasi, terlebih lagi Anda konsep sebuah program aplikasi yang akan lebih mempermudah analisa, maka proses tersebut tidak akan menjadi beban Anda kedepannya

Demikian artikel yang TUKARPIKIRAN.NET dapat sajikan, semoga dapat bermanfaat untuk Anda. Saran dan masukan silakan Anda tinggalkan melalui kolom komentar yang tersedia. Terima  kasih..

Share on Facebook8Share on Google+0Tweet about this on Twitter0

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *